WhatsApp para clínicas
Chatbot de WhatsApp para clínicas que contesta y agenda citas
HeyCAi es una recepcionista con IA para clínicas de salud. Su asistente, CAi, contesta el WhatsApp de tu clínica o consultorio a cualquier hora: resuelve las dudas sobre tus servicios y tus horarios, y reserva, cambia o cancela citas en tu agenda mientras el paciente sigue en el chat.
Tu clínica en línea Paciente: Hola, ¿atienden lesiones de correr? Me duele la rodilla desde el domingo.
Tu clínica: Hola, Sara. Sí, nuestros fisioterapeutas tratan lesiones de corredores. ¿Quieres una primera visita esta semana?
Paciente: Sí, el jueves por la tarde si puede ser
Tu clínica: El jueves tengo turno a las 18:15 o a las 19:00. ¿Cuál prefieres?
Paciente: A las 18:15
Tu clínica: Listo: jueves a las 18:15 con Laura. Tienes los datos en este chat y te escribo el día antes para recordártelo.
API oficial de WhatsApp Business Qué contesta
Lo que tus pacientes preguntan por WhatsApp, contestado
CAi contesta con la información de tu clínica que apruebas al empezar: servicios, precios, horarios y normas. Si algo no lo sabe, no se lo inventa.
Las preguntas de todos los días
Las mismas que contesta tu recepción todo el día, ahora en segundos.
- ¿Dónde están exactamente? ¿Hay estacionamiento cerca?
- ¿Abren los sábados?
- ¿Cuánto dura la primera visita y qué tengo que llevar?
- ¿Tratan la fascitis plantar?
- ¿Cuánto cuesta la sesión?
A cualquier hora
Contesta al momento, también por la noche y el fin de semana, sin que nadie de tu equipo tenga que estar pendiente del teléfono.
Idiomas
CAi atiende en español y en inglés. Detecta el idioma del paciente en las primeras palabras.
Cuando hace falta una persona
CAi no adivina. Lo clínico, y lo que no sabe, va a tu equipo, como tú lo hayas configurado.
Lo que nunca hace
- Dar consejo clínico ni diagnosticar.
- Inventarse una respuesta que no tiene.
- Seguimiento
- Primera visita Agendada por WhatsApp
- Seguimiento Cambiada del jueves por WhatsApp
- Libre otra vez Cancelada por WhatsApp
Tu agenda
Agendar citas por WhatsApp, directo en tu agenda
Cuando un paciente pide cita o turno, CAi mira tu agenda en tiempo real, le ofrece horarios que de verdad están libres y reserva el que elige. Cambiar o cancelar funciona igual, en el mismo chat.
CAi reserva directamente en PracticeHub y QuiroHiro, y en otras agendas como Cliniko, Jane App o Google Calendar.
El teléfono y WhatsApp reservan en la misma agenda, así que no hay dobles reservas.
Después de agendar
Recordatorios de citas y turnos, en el mismo chat
La confirmación, el recordatorio y cualquier cambio de planes van en la conversación en la que el paciente pidió la cita. Cada respuesta va directa a tu agenda.
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Nada más reservar
La confirmación
La confirmación de la cita sale por WhatsApp con lo que el paciente necesita saber antes de venir: qué ropa llevar, qué traer y cómo llegar.
Tienes cita el jueves a las 18:15 con Laura. Ven con ropa cómoda. La entrada está por la calle lateral.
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Antes de la visita
El recordatorio
CAi pide al paciente que confirme y vuelve a escribir a quien no ha contestado.
Te recuerdo tu turno de mañana a las 18:15. Contesta para confirmarlo o dime si necesitas cambiarlo.
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Si cambian los planes
Cambiar la cita contestando
El paciente dice qué le va bien y CAi le ofrece horarios que de verdad están libres. Nunca ofrece uno que no lo esté.
Tengo el viernes a las 9:00 o el lunes a las 17:30. ¿Cuál prefieres?
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Cuando queda un hueco libre
La lista de espera
Cuando un paciente anula, CAi ofrece la hora libre a los pacientes de tu lista de espera y reserva al primero que dice que sí.
Hay un turno libre mañana a las 17:00. ¿Lo quieres?
La lista de espera, las llamadas de recordatorio y el resto: Recordatorios de citas por WhatsApp
Antes de activarlos, mide de dónde partes: cómo calcular tu tasa de no-show
Chatbot o asistente
Un bot de WhatsApp que entiende lo que escribe el paciente
Muchos bots de WhatsApp funcionan con un menú: el paciente elige la opción 1, 2 o 3 y sigue un camino fijo. CAi parte del mensaje tal como lo escribe el paciente, como si le escribiera a tu recepción.
Un menú de botones cumple cuando las preguntas son pocas y siempre las mismas: la dirección, el horario, un enlace para reservar online. Se queda corto cuando el paciente mete una pregunta y una fecha en el mismo mensaje.
Recepcionista IA o chatbot: la comparativa completaUn bot de menú con botones
ClínicaPaciente: Hola, ¿tienen algo el jueves por la tarde? Me duele la rodilla
Bot: ¡Bienvenido! Responde con un número:
1 Pedir cita
2 Horarios
3 Precios
4 Otra cosa
Paciente: 1
Bot: Elige un servicio:
1 Primera visita
2 Seguimiento
CAi
Tu clínicaPaciente: Hola, ¿tienen algo el jueves por la tarde? Me duele la rodilla
CAi: Lamento lo de la rodilla. El jueves tengo a las 18:15 o a las 19:00 para una primera visita. ¿Cuál prefieres?
Paciente: A las 18:15
CAi: Listo, agendada. ¡Nos vemos el jueves!
| Punto | Bot de menú con botones | CAi |
|---|---|---|
| Qué hace el paciente | Elige un número o un botón en cada paso. | Escribe como le escribiría a una persona. |
| Las citas | Lo que permita el flujo: un enlace, un formulario o unos pasos fijos. | Mira tu agenda en tiempo real y agenda, cambia o cancela en el chat. |
| Una pregunta que nadie previó | Vuelta al menú, o «llámanos». | Contesta con la información de tu clínica, o se la pasa a tu equipo. |
| La puesta en marcha | Alguien escribe cada rama del flujo y la mantiene al día. | Lo configuramos con la información de tu clínica, y no se activa hasta que lo pruebas y das el visto bueno. |
Para tu equipo
Tu equipo también tiene su asistente en WhatsApp
El mismo asistente trabaja para ti y para tu equipo, en tu propio WhatsApp. Pregúntale por la clínica, pídele que haga algo y te avisa de lo que necesita tu atención.
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Pregunta
Te responde al momento, sin abrir el programa.
- «¿Cuántos huecos tengo mañana?»
- «¿Cuándo es la próxima cita de Juan?»
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Actúa
Lo hace en tu nombre, en tu sistema.
- «Cancela la cita de María y avísala.»
- «Manda los recordatorios de mañana.»
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Te avisa
Te escribe antes de que tengas que preguntar.
- Cada mañana, un resumen con tu agenda, tus alertas y tus pendientes.
- Los pacientes que llevan demasiado tiempo sin venir.
Va incluido en los dos planes y no hay que instalar nada: es un chat como cualquier otro.
CAi en línea Tú: ¿Cuántos huecos tengo mañana?
CAi: Mañana tienes huecos a primera hora y a media tarde. ¿Te bloqueo alguno?
Tú: Pasa la cita de María del jueves al viernes y avísala.
CAi: Hecho. María tiene cita el viernes a mediodía y ya le he mandado la nueva hora por WhatsApp.
Datos de pacientes
Qué pasa con los mensajes de tus pacientes
Para el RGPD, una conversación de WhatsApp sobre una cita puede ser un dato de salud. Así lo trata HeyCAi.
Cómo cuidamos tus datos Guía RGPD de voz y WhatsApp para clínicas
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La API oficial de WhatsApp Business
Usamos la API oficial de WhatsApp Business. Nos ocupamos de las plantillas de mensaje y de su aprobación: tu equipo no tiene que hacer nada.
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Tu clínica decide
HeyCAi es el encargado del tratamiento; tu clínica, la responsable. CAi solo escribe a tus pacientes sobre su atención en tu clínica, y tú eliges qué mensajes salen.
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Solo lo que necesita
Para atender y reservar, CAi solo usa la disponibilidad, los servicios, los profesionales y los datos básicos del paciente. La historia clínica, las notas SOAP, los diagnósticos y los pagos se quedan fuera.
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RGPD
Cumplimos el RGPD y la LOPDGDD. El acuerdo de encargado del tratamiento (DPA) está disponible: pídelo en privacy@heycai.ai.
Sigue leyendo
Más de lo que HeyCAi hace por tu clínica
- Recordatorios de citas por WhatsApp Recordatorios que el paciente contesta, cambios de cita respondiendo y una lista de espera que llena los huecos cancelados.
- Llamadas perdidas Qué hace CAi con las llamadas que llegan a mediodía, por la tarde y el fin de semana.
- Centralita para clínicas Para las llamadas: centralita virtual, servicio de atención telefónica y CAi, comparados.
- Programas de citas PracticeHub, QuiroHiro, Cliniko, Jane App, Google Calendar y Organízate, y qué pasa con el resto.
Dudas
Preguntas frecuentes
¿Vas a montar los recordatorios por WhatsApp por tu cuenta? Nuestra guía explica la app, la API y las plantillas.
Cómo montar recordatorios por WhatsApp ¿CAi contesta desde el WhatsApp de nuestra clínica?
Sí. CAi contesta desde la cuenta de WhatsApp de tu clínica o consultorio, con el tono que usas con tus pacientes. Para la puesta en marcha, tu clínica aporta una cuenta de WhatsApp Business. Usamos la API oficial de WhatsApp Business. Nosotros nos ocupamos de las plantillas de mensaje y de su aprobación.
¿Funciona con nuestro programa de citas o de turnos?
CAi reserva directamente en PracticeHub, QuiroHiro, Cliniko, Jane App, Google Calendar y Organízate. El teléfono y WhatsApp comparten la misma agenda, así que no hay dobles reservas. ¿Usas otro programa? Lo miramos contigo en la videollamada. Los detalles de cada uno están en nuestra página de integraciones.
¿Y si el paciente quiere hablar con una persona?
CAi no se queda con la conversación. Cuando algo se sale de lo que CAi sabe, te pasa la llamada a ti o al número de guardia, o toma el recado y avisa a tu equipo por WhatsApp, como prefieras. Además, nunca da consejo clínico: las dudas sobre un tratamiento las resuelve tu equipo.
¿Un chatbot de WhatsApp cumple el RGPD?
El RGPD no lo impide, pero pone condiciones. Una conversación de WhatsApp sobre una cita puede ser un dato de salud, así que necesitas una base legal, un contrato de encargo con tu proveedor y un aviso claro para los pacientes. Cumplimos el RGPD y la LOPDGDD. HeyCAi es el encargado del tratamiento; tu clínica, la responsable. Nuestra guía RGPD lo explica paso a paso.
¿Cuánto cuesta?
Los planes y una estimación para tu clínica están en Precios. Hay un plan de WhatsApp, que incluye el asistente del equipo, y otro que suma las llamadas. El precio exacto te lo confirmamos en la videollamada. Empiezas con 30 días de prueba gratis. Sin plazo mínimo: cancelas cuando quieras desde tu panel.
¿Los pacientes tienen que instalar algo?
No. Tus pacientes usan el WhatsApp de siempre en su celular o móvil, y tu equipo también. CAi se conecta a tu programa de citas por detrás.
¿En qué idiomas contesta?
CAi atiende en español y en inglés. Detecta el idioma del paciente en las primeras palabras, escriba en español de España o de Latinoamérica, o en inglés del Reino Unido o de EE. UU.
¿En qué se diferencia de un bot de WhatsApp con botones?
Un bot de botones sigue un menú fijo. CAi lee lo que escribe el paciente, mira tu agenda en tiempo real y agenda, cambia o cancela el turno en el mismo chat. Si algo se sale de lo que sabe, se lo pasa a tu equipo.
Demo en directo
Escucha cómo atiende CAi a tus pacientes
La demo es una llamada: dinos la web de tu clínica y tu celular o móvil, y CAi te llama con los servicios y los horarios de tu clínica. Es la forma más rápida de oír cómo habla con tus pacientes.
- Escribe la web de tu clínica y tu celular o móvil.
- CAi lee tu web y se prepara como tu recepción.
- Te llama: contesta como si fueras un paciente.
- La demo es gratis: sin tarjeta, sin registro y sin compromiso.
- Tu teléfono suena en unos 30 segundos.
Después de la demo
Reserva una videollamada con Josep