Una secretaria virtual IA es un asistente de inteligencia artificial que hace el trabajo de recepción de una clínica. Coge el teléfono, contesta el WhatsApp, reserva, cambia y cancela citas en tu agenda y manda confirmaciones y recordatorios. Lo hace a cualquier hora y sin que nadie de tu equipo tenga que intervenir.

También la vas a ver como recepcionista IA o asistente IA para clínicas. Es lo mismo. En HeyCAi la llamamos CAi.

Secretaria virtual con IA o secretaria virtual con personas

«Secretaria virtual» se usa para dos cosas muy distintas, y conviene no mezclarlas.

Un servicio de secretaria virtual con personas es una centralita externa: alguien en otra oficina coge tus llamadas, toma nota y te pasa los recados. Ayuda a que el teléfono no suene en vacío, pero esa persona no suele ver tu agenda, así que el paciente cuelga sin cita y alguien de tu equipo tiene que llamarle después.

Una secretaria virtual con IA trabaja dentro de tu agenda. Mira los huecos reales, se los ofrece al paciente y deja la cita guardada mientras habla con él. El paciente cuelga con la cita hecha.

Tampoco es un contestador ni un menú de «pulse 1, pulse 2». El paciente habla con normalidad («quería cambiar la cita del jueves, me ha surgido algo») y la secretaria entiende lo que quiere.

Qué hace en una clínica

  • Atiende todas las llamadas, también a mediodía, por la noche y en festivos. Varias a la vez, sin esperas y sin buzón de voz.
  • Contesta el WhatsApp de la clínica al momento, con huecos reales.
  • Reserva, cambia y cancela citas directamente en tu agenda, sin dobles reservas.
  • Manda la confirmación por WhatsApp y los recordatorios antes de la cita.
  • Cuando alguien cancela, avisa a los pacientes de la lista de espera.
  • Informa de servicios, precios, horarios y cómo llegar, con lo que tú le cuentes.
  • Después de cada llamada te deja un resumen y la transcripción.

Si quieres ver una llamada paso a paso, lo explicamos en qué es un agente de voz IA.

Qué no hace

No da consejo clínico ni diagnostica. Si el paciente pregunta algo sobre su tratamiento, toma nota y se lo pasa a tu equipo.

Tampoco se inventa respuestas: si no tiene la información, lo dice. Y si algo se sale de lo que sabe, te pasa la llamada a ti o al número de guardia, o toma el recado y avisa a tu equipo por WhatsApp. Tú eliges.

Cuándo sigue haciendo falta una persona

Hay conversaciones que piden criterio y empatía, y ahí una persona lo hace mejor: un paciente molesto con su tratamiento, una queja, un caso delicado o alguien que necesita que le escuchen un rato. También los cobros y los papeles que se hacen en persona en la clínica.

Por eso muchas clínicas la usan junto a su recepción: la secretaria virtual cubre las llamadas que el equipo no puede coger, las horas punta y todo lo que llega fuera de horario. Comparamos las dos opciones con calma en recepcionista IA o recepcionista humana.

Cómo se pone en marcha

Mantienes tu número: las llamadas pasan a CAi cuando no contestas, fuera de horario o siempre. Tú eliges.

Para reservar, tiene que estar conectada a tu agenda. Reserva directamente en PracticeHub y QuiroHiro, y en otras agendas como Cliniko, Jane App o Google Calendar. Si usas otro programa, lo vemos en la videollamada.

En marcha en unos 20 días. Te acompañamos en todo el proceso: le contamos a CAi tus servicios, tus horarios y tu forma de trabajar, y lo probáis antes de que atienda a pacientes reales.

Si quieres oírla antes de nada, pruébala con tu clínica: escribes la web de tu centro y tu móvil, y CAi te llama.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo una secretaria virtual IA que una recepcionista IA?

Sí. Son dos nombres para lo mismo: un asistente de IA que atiende el teléfono y los mensajes de tu clínica y gestiona las citas en tu agenda. Lo que cambia mucho es si hablas de una secretaria virtual con IA o de un servicio con personas que cogen recados desde otra oficina.

¿Puede llevar la agenda de varios profesionales?

Sí. Asigna la cita según la disponibilidad real de cada profesional, su especialidad o el terapeuta habitual del paciente. Si el profesional que pide no tiene huecos, se lo dice y le ofrece la siguiente fecha libre.

¿Qué pasa si el paciente quiere hablar con una persona?

Si algo se sale de lo que sabe, te pasa la llamada a ti o al número de guardia, o toma el recado y avisa a tu equipo por WhatsApp. Tú eliges.

¿En qué idiomas atiende?

Atiende en español y en inglés. Detecta el idioma en las primeras palabras del paciente y sigue la conversación en ese idioma.

¿Sustituye a mi recepcionista?

Depende de tu clínica. Si trabajas solo, hace el trabajo de recepción que hoy no puedes hacer mientras tratas. Si tienes recepción, la libera del teléfono para que atienda a los pacientes que están en la clínica.