La primera pregunta que nos hace casi cualquier clínica es la misma: «¿Esto funciona con mi programa de citas?». Es la pregunta correcta. Un asistente IA que no puede ver tu agenda ni escribir en ella solo sirve para tomar recados. Para reservar de verdad tiene que estar conectado al programa donde tu equipo ya trabaja.
La sorpresa viene después. La parte técnica de la conexión suele ser lo de menos. Lo que lleva tiempo es decidir qué puede hacer el asistente y qué datos debe ver. Esta guía cubre las dos cosas.
¿Funciona con mi programa de citas?
Reserva directamente en PracticeHub y QuiroHiro, y en cualquier agenda con API, como Cliniko o Google Calendar.
QuiroHiro es el software de gestión de nuestro propio grupo, así que la conexión con CAi, la recepcionista IA de HeyCAi, es directa. Con PracticeHub la integración va en las dos direcciones: lo que reserva CAi aparece al momento en PracticeHub, sin entrada manual ni duplicados, y lo que cambias en PracticeHub lo ve CAi al instante.
Si usas otro programa, lo vemos en la videollamada. Lo primero que miramos es si tiene API.
Qué es una API, en dos líneas
Una API es la puerta por la que dos programas se hablan de forma automática. Cuando un paciente pide cita para el jueves por la tarde, el asistente pregunta a la API de tu programa qué huecos hay libres, se los ofrece al paciente y, cuando elige, vuelve a usar la API para guardar la cita.
Tú no tienes que programar nada. Autorizas el acceso desde tu programa de citas y el resto lo hacemos nosotros.
Los tres tipos de integración
No todas las conexiones son iguales, y elegir mal cuesta tiempo.
Integración nativa por API
Es la más completa. El asistente habla directamente con tu programa a través de su API oficial: lee la disponibilidad real, escribe las citas sin intermediarios y mantiene los datos del paciente iguales en los dos lados. Es la que da menos errores en el día a día y la que usamos siempre que se puede, sin herramientas intermedias.
Webhooks
Son avisos. En lugar de preguntar a cada rato si algo ha cambiado, tu programa avisa al asistente cuando pasa algo: un paciente cancela, se da de alta una ficha nueva, se mueve un hueco. Suelen ir junto con la API para que los cambios lleguen al momento.
Sincronización con un calendario externo
Es la opción más ligera. El asistente solo ve un calendario, por ejemplo Google Calendar, y no el programa de gestión entero: no ve el historial, ni los pagos, ni los tipos de paciente. Sirve para clínicas pequeñas con una agenda sencilla, pero se queda corta si quieres quitarle trabajo de verdad a tu equipo.
Por qué la sincronización tiene que ser en tiempo real
Imagina que a las 10:00 un paciente reserva desde la web el martes a las 17:00. Tres minutos después otro paciente llama, y el asistente, que se actualiza cada cierto tiempo, todavía ve ese hueco libre y se lo da. Ya tienes dos pacientes para la misma hora y una llamada incómoda que hacer.
Con sincronización en tiempo real eso no pasa. Cuando el segundo paciente llama, el asistente consulta la agenda en ese momento, ve que el martes a las 17:00 está ocupado y le ofrece el siguiente hueco. Si el paciente reserva online, ese hueco queda bloqueado al instante para CAi, y al revés.
Lo que se tiene que sincronizar:
- Los huecos libres y ocupados de cada profesional.
- Los datos del paciente, para reconocer a quien ya existe y no crear fichas duplicadas.
- Las citas nuevas, los cambios y las cancelaciones.
- Los bloqueos de agenda: vacaciones, formaciones, descansos.
Qué datos ve el asistente y cuáles no
Una buena integración sincroniza lo justo. Más datos no hacen una integración mejor: la hacen más frágil y te dan más trabajo con el RGPD.
En el caso de PracticeHub, CAi lee el calendario y la disponibilidad, los datos básicos de los pacientes (nombre, teléfono y email) y los tipos y duraciones de cita. No lee notas clínicas ni historiales médicos.
Los permisos son los mínimos: leer la agenda y crear o modificar citas. No necesita ser administrador de tu programa y puedes retirarle el acceso desde tu propio software cuando quieras.
La razón para dejar fuera la historia clínica no es técnica. Los datos de salud son una categoría especial en el RGPD, y cuanto menos vea el asistente, menos riesgo y menos trabajo de revisión. Si quieres el detalle legal, lo tienes en la guía de RGPD para clínicas y en nuestra página de seguridad.
Lo que de verdad lleva tiempo: las decisiones
Antes de activar nada hay que contestar unas cuantas preguntas que al principio nadie se plantea:
- ¿Qué tipos de cita puede crear el asistente sin que nadie los revise?
- ¿Bloquea el hueco mientras habla con el paciente o solo al cerrar la reserva?
- ¿Qué pasa si el paciente cambia de profesional a mitad de la conversación?
- ¿Quién recibe la llamada cuando el asistente no sabe qué hacer?
Cada respuesta implica a tu equipo clínico, a recepción y a veces a quien lleva la protección de datos en tu clínica. Las clínicas que llegan con esto pensado arrancan antes.
Errores habituales y cómo evitarlos
Dos personas mandando sobre la misma agenda. Pasa cuando el asistente y recepción cambian citas a la vez sin una regla clara. Decide desde el primer día quién manda, que normalmente es tu programa de citas.
Sincronizar tarde. Si el asistente consulta la agenda cada pocos minutos en lugar de recibir los cambios al momento, las reservas de última hora se pisan.
No tener a quién pasar la llamada. El asistente tiene que poder pasar el caso a una persona en lugar de inventarse una respuesta. Con CAi, si algo se sale de lo que sabe, te pasa la llamada a ti o al número de guardia, o toma el recado y avisa a tu equipo por WhatsApp. Tú eliges.
No probar con llamadas reales. Las demos son limpias. La realidad trae pacientes que cambian de idea, ruido de fondo y formas de hablar de tu zona. Una semana de pruebas con llamadas reales antes de abrirlo a todos detecta casi todo.
Qué tener listo antes de empezar
- Qué programa de citas usas y qué versión.
- Qué quieres automatizar primero: reservas, recordatorios, cancelaciones.
- Quién decide cuando el asistente no sabe: el profesional de guardia, recepción o nadie hasta el día siguiente.
- Qué datos pueden salir de tu programa y cuáles no.
- Quién en la clínica va a llevar el proyecto.
Con eso, la puesta en marcha es mucho más fácil. En marcha en unos 20 días: dos semanas de configuración, una de pruebas y una de despliegue gradual. Te acompañamos en todo el proceso.
Si tu programa no tiene API
Algunos programas antiguos no tienen una API pública. No quiere decir que sean malos, pero no se pueden conectar directamente. Tienes tres salidas, todas con límites:
- Usar un calendario intermedio, como Google Calendar, si tu programa puede sincronizarse con él.
- Pedir a tu proveedor que abra una API. Cada vez más lo hacen porque sus clientes lo piden.
- Cambiar a un programa que sí la tenga.
Cuál encaja en tu caso lo vemos en la videollamada.
Varias sedes o varios sistemas
Si tu grupo tiene varias sedes, cada una puede usar un programa distinto y CAi lleva cada integración por separado, con su número y su agenda.
Si una misma clínica usa dos sistemas (uno para la agenda y otro para pagos, por ejemplo), se puede, pero hay que decidir cuál manda cuando los dos cambian la misma cita.
Preguntas frecuentes
¿Con qué programas de citas funciona?
Reserva directamente en PracticeHub y QuiroHiro, y en cualquier agenda con API, como Cliniko o Google Calendar. Si usas otro programa, lo vemos en la videollamada: lo primero es comprobar si tiene una API que permita leer la agenda y guardar citas.
¿Necesito saber programar o darle acceso de administrador?
No. Autorizas el acceso desde tu programa de citas y CAi solo pide los permisos que necesita: leer la agenda y crear o modificar citas. No necesita ser administrador y puedes retirarle el acceso desde tu software cuando quieras.
¿Qué pasa si mi proveedor cambia su API?
Mantenemos la integración al día cuando el proveedor cambia su API. También vigilamos la sincronización y te avisamos si se desconecta.
¿Y si desconecto la integración?
CAi deja de sincronizar. Las citas que ya estaban siguen en tu programa, y puedes volver a conectarlo más adelante sin perder datos.
¿Cómo gestiono vacaciones y cierres?
Marca ese bloque como «No disponible» en tu agenda o díselo a CAi, por ejemplo: «No agendéis del 15 al 22 de agosto». No ofrecerá huecos en esas fechas.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
En marcha en unos 20 días: dos semanas de configuración, una de pruebas y una de despliegue gradual. Puedes ver cómo suena antes en la demo.